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社会保险档案管理风险分析与思考
2012-09-06 17:27:03   来源:本站原创   点击:

社会保险档案是参保单位和参保人员履行缴费义务和享受社会保险权益的原始凭证,是社会保险经办、管理和服务工作的客观记载,是社会保险经办机构落实对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的基本前提,是研究社会保险事业运行轨迹和发展规律的珍贵史料。  

一、社保档案管理现状  

(一)        设立了专门档案库房  

随着保险事业的迅速发展以及参保人员和业务档案资料的大量增加,为维护参保对象权益,社保机构都较重视加强档案库房的建设。按照库房、阅览、办公三分开的原则,规范档案用房设置,基本并安装了防护门窗、消防器材,添置档案柜、配备空调、去湿机等设备,确保基本设施符合档案“八防”要求,为社会保险经办的档案工作奠定了坚实的基础。  

(二)           制定了档案管理制度  

“无规矩不成方圆”,档案管理工作是社会保险工作的重要内容之一,管理制度落实到位,才能让其规范化、制度化。社保经办机构建立了档案工作领导小组,形成一把手负总责,分管领导亲自抓,业务部门具体抓的组织管理网络体系。在档案阅览室的墙上悬挂有《专职档案员职责》、《档案库房管理制度》、《档案利用制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案查阅制度》。在年终绩效考核时将档案管理情况作为重要评价指标。  

(三)档案由“单一纸质管理”变“电子双重管理”  

随着社保意识在民众中的增强,社保工作的步伐不断加快,社会保险业务信息系统的广泛使用,传统的“纸质管理”方式已跟不上形势。我县社保局档案室购买了世纪科怡档案管理软件,实行了纸质和电子化双重档案管理手段,实现了档案的快速准确检索,提升了档案的服务水平。截止2011年底,岳西养老保险业务档案数量:文书档案177卷,会计档案281卷,科技档案10卷,社保业务档案4125卷,声像档案44卷,实物档案24卷,有关资料208册,文件汇集8卷。原来查一份档案,要在庞大的档案堆里寻找,劳神费事,往往需要半个小时,工作人员辛苦,职工也不满意,现在,只要报上准确的姓名在计算机中查阅,非常方便,只需要五分钟。2011年经省社保局档案考评小组通过实地查看,进行了业务档案评估验收,我局以95.5分的成绩获得全省社保档案“优秀单位”光荣称号。  

二、   档案管理中存在的风险分析  

虽然工作中取得了一定的成绩,但在档案管理中仍存在着很多问题。当前正确分析档案管理工作中的风险,制定科学合理的档案管理风险防范措施,确保档案的完整与安全,实现档案利用价值最大化,具有重要的意义。在档案管理中,存在风险如下:  

1档案管理人员本身素质存在的风险。虽然按照上级部门具体要求,积极开展档案达标升级工作,建立健全了分管领导、办公室(档案室)主任、专兼职档案人员的档案管理体系,想让档案发挥出最大的服务功能。但在实际工作中,由于档案管理人员缺乏经验,档案业务不熟,认为档案“重管不重用”,只是把相关资料收集后装订,并不能让档案做到规范、有序、高效利用。  

2      档案传递过程中的风险。由于原企业“正式工”即“中人”退休之前个人档案均先存档于各单位或经管部门,且在办理审批退休手续过程中,本人档案辗转于原单位、行政服务中心、人社局和社保局,在传递的过程中,因人为因素可能造成档案的丢失或损坏。  

3  退休人员档案整理、录入时的风险。退休人员档案、资料整理归档时,由于档案时间太长以及本来字迹的不清楚、潦草简化,易造成姓名汉字不准确,影响档案的录入准确造成今后不便查找。  

4  档案查阅时的风险。档案资料借查阅制度不健全,执行不力,尤其碍于熟人情面,造成档案损坏或丢失。还有在正常查阅时,由于经常利用退休人员档案,作为复核退休审批和养老金调整情况、退休人员计算工龄、发放独生子女一次性补助等的依据,查询人员频繁查阅借用档案中造成档案磨损严重。  

5  电子档案管理的风险。电子档案存在数据丢失风险,而且电子硬盘可能也存在损坏,可能造成数据丢失。  

6  档案室基础建设存在的风险。库房防范措施不到位,存在安全隐患,尤其是冬夏季空调的使用,将造成火灾,档案损坏等严重后果。档案室的容量太小,无法适应档案日益增多,内容复杂、年限较长的特点。  

7  国有、集体企业改制时,造成的档案不全。这个风险是社保档案管理的一个“死角”。由于历史原因,在改制的时候,由于相关部门监管不到位,加上社会保险意识不强,很多领导和职工没有意识到档案的重要性,将其进行了随便处理,造成很多的老职工现在申报退休时面临退休条件审查和退休待遇核算方面很大的困惑。具体反映的问题有:一些老职工认为自己的工龄有问题;填报出生日期和身份证信息不符,相差甚至有8年之多;在招工之前是否在本单位做连续合同工的情况;一些退职大龄人员补缴可以从何时开始;尤其是在特殊工种审批时遇到的档案遗失问题更严重。  

三、 档案管理中的风险控制  

档案管理中存在的风险直接影响档案的安全及利用水平,风险无处不在,而控制好风险才能规避风险的不利一面。  

1   提高档案管理人员的素质。提高档案管理者的风险意识,把安全意识及安全管理的理念植入管理者的心中,是规避风险的关键。档案管理人员要转变观念,要让自己手中的档案成为社会保险经办过程中的重要依据、凭证,提高档案的利用效率。档案工作人员要积极学习档案的相关知识,单位要组织定期、不定期的培训,“走出去请进来”,取长补短,提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力。  

2   严格档案交接管理制度。制度建设是档案管理工作的基础。加强制度建设,严格依法做好档案工作,是新形势下对档案工作提出的迫切要求。交接制度是确保档案完整无误的根本保证。收发双方必须严格履行移交程序,认真填写移交清单,逐一核实并签字。建议各科室每月末将档案整理规范,按月进行归档,就能避免一次性交接时造成的时间紧、任务重、失误多的局面。  

3         严格档案借查阅制度管理。借阅必须有主管领导签字方可借阅。在档案借阅过程中,要做好监护工作,防止随便摘意或变动,防止撕破、涂改、圈画。如果用上“扫描影像”这一更具优势的档案管理手段,就可以完全避免查询人员在频繁查阅、借用档案过程中发生的档案丢失、篡改、磨损、毁坏。  

4   做好电子档案的管理。要防止因突然停电、病毒等造成数据丢失的风险。可以利用档案软件内部备份功能进行存储,也可以利用刻录光盘、磁盘等技术手段进行异地存储。  

5  积极做好库房管理,做好“八防”。配备报警系统,消防器材定期检查更换,定期检查线路。库房与工作室分离,并各自配备控温设备。  

档案风险管理与控制是一项长期而艰巨的任务。档案管理过程中要做到三个“到位”:首先领导重视要到位。领导重视,特别是主要领导的高度重视,是做好档案管理工作的关键。在人力、物力上增加投入,超前谋划应对档案日益庞杂的趋势。其次管理队伍要到位。档案工作是一项政策性、业务性较强的工作,对管理人员的要求很高。档案管理人员缺乏经验、档案业务不熟练,就必须加强业务培训,提高专业知识和管理操作技能。最后管理手段要到位。档案管理人员要有创新意识,善于使用先进的设备设施和技术手段。  

   

 

 

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